Privacyverklaring A4E

1. Inleiding

1.1 Algemeen

Demolco BV (hierna “wij”, “onze” of “ons”) begrijpt dat uw privacy belangrijk is en dat u zich zorgen kunt maken over hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt. Wij respecteren en waarderen de privacy van iedereen die onze website a4e.be bezoekt (hierna: “Bezoeker”) of die gebruikmaakt van het A4E-platform (hierna: “Geregistreerde Gebruiker”). Wanneer u onze website bezoekt of het platform gebruikt, verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens uitsluitend op de manier die hier wordt beschreven en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van onze website en van het A4E-platform (account‑, authenticatie‑ en facturatiegegevens), met andere woorden: wanneer wij het doel en de middelen voor de verwerking bepalen.

Wanneer u het A4E-platform gebruikt namens een organisatie (school, onderneming of vereniging), treden wij ten aanzien van de gegevens die u in het platform beheert (leerlingen, personeel, contacten, facturen, …) op als verwerker. De voorwaarden waaronder wij die gegevens namens uw organisatie verwerken, zijn opgenomen in de Verwerkersovereenkomst.

Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door en zorg ervoor dat u ze begrijpt.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden in de AVG gedefinieerd als “alle informatie betreffende een identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd”. Persoonsgegevens zijn, in eenvoudigere bewoordingen, alle informatie over u die het mogelijk maakt u te identificeren. Dit omvat voor de hand liggende informatie zoals uw naam en contactgegevens, maar ook minder voor de hand liggende informatie zoals identificatienummers, elektronische locatiegegevens en andere online identificatoren.

2. Contactgegevens

Onze website en het A4E-platform worden aangeboden en beheerd door Demolco BV, handelend onder de naam A4E. Wij zijn geregistreerd in België onder ondernemingsnummer 0654.775.041 en onze maatschappelijke zetel is gevestigd op Meersemhof 12, 9050 Gent.

U kunt contact met ons opnemen:

1. per post, naar het hierboven vermelde postadres;
2. per e-mail voor ondersteuning bij het gebruik van het platform, via support@a4e.be;
3. per e‑mail voor algemene vragen, via info@a4e.be;
4. per e‑mail voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten als betrokkene, via privacy@a4e.be.

3. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en hoe worden ze gebruikt?

3.1 Verwerkingen waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn

Afhankelijk van de hoedanigheid waarin u onze website of het A4E-platform bezoekt of gebruikt (als Bezoeker of als Geregistreerde Gebruiker), kunnen wij volgende persoonsgegevens opvragen en verwerken.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen (zoals de fiscale wetgeving). Onverminderd het bovenstaande kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren wanneer dit nodig is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke procedures, hetzij in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten.

3.2 Cookies

Persoonsgegevens die door onze cookies kunnen worden verwerkt, zijn:

• IP‑adres;
• geografische locatie (op landniveau);
• browsertype en ‑versie;
• besturingssysteem;
• verwijzingsbron;
• duur van uw bezoek, paginaweergaven en navigatiepaden, alsmede informatie over de timing, frequentie en het patroon van uw gebruik van de dienst.

Wij gebruiken op het A4E-platform uitsluitend strikt noodzakelijke cookies (sessie‑ en authenticatiecookies via Firebase Authentication) op basis van ons gerechtvaardigd belang, zodat het platform technisch correct functioneert. Wij plaatsen geen advertentie‑ of trackingcookies. Indien deze situatie wijzigt, zullen wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen.

3.3 Verwerkers

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van ons. Wij doen een beroep op verwerkers wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. In dat geval sluiten wij met de verwerker een schriftelijke verwerkersovereenkomst af waarbij de veiligheid van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd. De verwerker handelt steeds volgens onze instructies.

Wij doen een beroep op de volgende categorieën van verwerkers voor het A4E-platform:

• een leverancier van cloud‑infrastructuur en hosting: Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud / Firebase), met datacenters in de EU (regio europe-west1, België);
• een leverancier voor de verzending van e‑mail vanuit onze eigen kantooromgeving: Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365);
• onze externe boekhouder voor administratieve doeleinden;
• onze betaalprovider voor betalingsdoeleinden.

Een actuele en gedetailleerde lijst van sub‑verwerkers die persoonsgegevens van uw organisatie verwerken wanneer wij als verwerker optreden, vindt u in het publiek raadpleegbare document Subverwerkers in het onderdeel Legal van het platform, en in de Bijlage bij de Verwerkersovereenkomst.

4. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden (niet zijnde verwerkers) voor welke doeleinden dan ook, behoudens de volgende uitzonderingen.

In sommige omstandigheden kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens, waaronder die van u, te delen wanneer wij betrokken zijn bij een juridische procedure of voor het naleven van wettelijke verplichtingen, een gerechtelijk bevel of de instructies van een overheidsinstantie.

5. Doorgifte buiten de EER

Het A4E-platform wordt gehost in een EU‑regio (Google Cloud - europe-west1, België); uw gegevens worden er in rust binnen de EER opgeslagen. Eén uitzondering: de authenticatiedienst (Firebase Authentication - e‑mailadres, weergavenaam, gehasht wachtwoord, IP‑adres bij aanmelding) wordt door Google op dit ogenblik uitgebaat vanuit datacenters in de Verenigde Staten. Deze doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU‑VS Data Privacy Framework (Google LLC is gecertificeerd), met de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als terugvalmechanisme, en met aanvullende maatregelen zoals encryptie tijdens transport en in rust. Zodra Google een EU‑regionalisering van deze dienst algemeen beschikbaar stelt, zullen wij die evalueren en waar mogelijk activeren.

6. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken door een nieuwe versie via het A4E-platform en op onze website te publiceren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de wet verandert, of als wij onze diensten op een manier wijzigen die de bescherming van persoonsgegevens beïnvloedt. Wij raden u aan deze pagina af en toe te controleren om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

7. Uw rechten

Sommige rechten zijn complex en niet alle details zijn hier opgenomen. Lees daarom de relevante bepalingen en richtlijnen van de toezichthoudende autoriteiten voor een volledige uitleg van deze rechten.

U kunt uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uitoefenen door een schriftelijke kennisgeving aan ons. Zie hoofdstuk 2 voor de contactgegevens.

Wij zullen op uw verzoek reageren binnen een maand na ontvangst. Wij streven ernaar om binnen die termijn een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als uw verzoek complexer is, kan er meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop wij uw verzoek hebben ontvangen. Wij houden u in dat geval op de hoogte van de voortgang.

7.1 Het recht op inzage

U hebt het recht om te bevestigen of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, indien dat het geval is, toegang te krijgen tot die persoonsgegevens, samen met bepaalde aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie omvat het doel van de verwerking, de betrokken categorieën van persoonsgegevens en de ontvangers van de persoonsgegevens. Op voorwaarde dat de rechten en vrijheden van anderen niet worden aangetast, zullen wij u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken. De eerste kopie is gratis; aanvullende kopieën kunnen tegen een redelijke vergoeding worden verstrekt.

7.2 Het recht op correctie

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, om onvolledige persoonsgegevens over u te laten aanvullen.

7.3 Het recht om te wissen (vergetelheid)

In sommige gevallen hebt u het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te laten wissen. Deze omstandigheden omvatten: de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt; u trekt uw toestemming voor een op toestemming gebaseerde verwerking in; u maakt bezwaar tegen de verwerking volgens bepaalde regels van het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming; de verwerking is voor direct‑marketingdoeleinden; en de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt. Er gelden echter uitzonderingen op het recht om gegevens te wissen, onder meer waar verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor de naleving van een wettelijke verplichting, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

7.4 Het recht om de verwerking te beperken

In sommige gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Deze omstandigheden zijn: u betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking is onwettig, maar u verzet zich tegen het wissen; wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig, maar u hebt ze nodig voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; of u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar. Indien de verwerking op deze basis is beperkt, kunnen wij uw persoonsgegevens nog opslaan, maar zullen wij ze enkel verder verwerken met uw toestemming, voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om gewichtige redenen van algemeen belang.

7.5 Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, voor zover de rechtsgrond voor de verwerking onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde zijn. Indien u bezwaar maakt, zullen wij de verwerking staken, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking bedoeld is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Daarnaast hebt u het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct‑marketingdoeleinden (inclusief profilering voor direct‑marketingdoeleinden). Indien u dit doet, zullen wij de verwerking voor dat doel staken.

U hebt eveneens het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

7.6 Het recht op gegevensportabiliteit

Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens (a) uw toestemming is, of (b) de noodzaak om een overeenkomst uit te voeren waarbij u partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst, en deze verwerking geautomatiseerd wordt uitgevoerd, hebt u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat. Dit recht is niet van toepassing wanneer het de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.

7.7 Het recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de AVG, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

7.8 Het recht om uw toestemming in te trekken

Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming is, hebt u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

8. Contactpunt gegevensbescherming

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u ons contactpunt gegevensbescherming bereiken via privacy@a4e.be.